Những chú ý nho nhỏ khi viết mail gửi sếp

Thảo luận trong 'KĨ NĂNG' bắt đầu bởi mattroi, 07/06/2011.

  1. mattroi

    mattroi Ong tìm mật

    Hi cả nhà!

    Hiện tại em đang làm một công việc online, mọi thứ đều qua mail: mail công việc, mail feedback... và đặc biệt là mail gửi sếp.

    Đôi khi có những cái nho nhỏ cũng ảnh hưởng đến công việc (vốn dĩ người có tính khí sôi nổi như em thì chẳng để ý đến những cái nho nhỏ đó lắm)...

    Ví dụ: em viết mail cho sếp mở đầu bằng "Hi chị!", thế là chị cấp trên của em (dưới sếp đó) bảo em đừng viết thế.

    Và còn cả chuyện gửi mail cho ai, cc cho ai, gửi thế nào để không bị xem là qua mặt. Khối chuyện phức tạp mà em thấy khi đi làm mọi thứ còn phức tạp hơn.

    Rất mong được các anh chị đi trước chỉ dẫn cho em về vấn đề này với!!!
     
    2 people like this.
  2. Quanviet

    Quanviet Tình nguyện viên QTX

    Ko biết công việc của e là j, cty j nhưng anh thấy viết như em cũng bình thường mà. Trong cty anh tất cả mọi người khi mail cho nhau hay cho cả sếp cũng đều mở đầu bằng " Hi Anh" "Hi Chị "... còn việc gửi cho ai, cc cho ai thì tùy tầm quan trọng của cái mail mình viết. Túm lại a thấy những ai cần và có liên quan thì mình hãy gửi.Mail dang thông báo thì gửi all cũng dc . !! hehe.Còn níu vị trí của em cao hơn 1 số người rồi thì khi mail chỉ cần mail cho người quản lý trực tiếp của nhóm đó, rồi họ sẽ tự share lai với cấp dưới !! a thấy trong cty anh thường zay !! ko bit cty khác thì sao nữa !. thân !^^
     
    2 people like this.
  3. tandai

    tandai Tự hành lữ khách...

    Lâu lắm mới thấy có bạn đặt một vấn đề nghiêm túc và thú vị trên diễn đàn này! Rõ ràng là chỉ khi đi vào thực tiễn làm việc các bạn mới thấy vấn đề của... vấn đề, phải không?

    Chuyện này muốn nói nhanh cũng được, mà muốn nói dài cũng xong. Nhưng để... kiếm chuyện làm vui trong một góc nhỏ diễn đàn, xin chia sẻ với các bạn thành "bài viết nhiều kì" nhé ;-)
     
    1 person likes this.
  4. mattroi

    mattroi Ong tìm mật

    Mong chờ những bài viết của a Đại ah!! Thật sự có những khi mình không để ý, nhưng lại gây ra đủ chuyện... Trải qua một vài chuyện mới biết là lòng người khó lường anh ah.


    Ví dụ như:
    Họp nhóm: em gửi tin nhắn cho 2 bạn trong nhóm và nhóm trưởng để báo vắng. Kết quả là: 2 bạn cùng nhóm nhận được tn, còn nhóm trưởng bảo là không nhận được -> bị đánh dấu vắng, rồi từ đó phân công công việc bỏ em ra ngoài.
    (Cũng 1 phần do em có xích mích với nhóm trưởng, mà một điều thật đáng buồn là các bạn khác không muốn lợi ích của mình bị ảnh hưởng) ... Có những điều buồn vậy đó ah...

    Công việc: chuẩn bị mọi việc từ sớm và gửi mail. Đến chiều thì em nhận được tin báo sao giờ này chưa có mail đến??? Có thế có trục trặc, em gửi mail lại, đồng thời báo tin ... 10p sau: bảo em gửi mail qua 2 địa chỉ cho người đó. Mặc dù trước đó em đã cẩn thận gửi qua cả 2 mail.

    Cuối cùng khi em bảo, em đã gửi theo yêu cầu từ trước đó, hay là để em gửi luôn cho sếp để chắc ăn. Lúc đó mới nói, thôi không cần đâu, chị đã nhận được.


    ...

    Cảm xúc lúc bây giờ là, em không biết nói thế nào ah ...

    Đành dặn lòng mình đừng nên nghĩ xấu cho người ta ...!!!
     
  5. tandai

    tandai Tự hành lữ khách...

    Quy tắc số 0: tôn trọng quy tắc giao tiếp qua mạng (netiquette)

    Kể từ khi dòng chữ cực kì đơn giản “QWERTYUIOP” được Ray Tomlinson gửi đi qua máy tính tháng 10/1971, điện thư (e-mail) đã trở thành một công cụ giao tiếp càng ngày càng phổ biến, nhất là với sự phát triển bùng nổ của Internet và các ứng dụng mạng. Nhưng cái gì cũng có mặt trái của nó; điện thư nói riêng cũng như các công cụ giao tiếp qua Internet nói chung đều trở thành nạn nhân từ chính sự thành công của mình. Thư rác, quấy rối ẩn danh, phao tin đồn nhảm, bêu xấu thất thiệt, lừa đảo, sao chép vô tội vạ, biến thái ngôn ngữ, v.v. Tất cả những vấn đề nổi cộm trong việc lạm dụng các công cụ giao tiếp qua mạng nhằm những mục đích tiêu cực đều có thể gặp ở mọi nơi, trong mọi lúc, trên mọi cấp độ. Từ đó mới nảy sinh ra một đòi hỏi phải thiết lập những quy chuẩn đạo đức nhằm tiết giảm các mặt tiêu cực này. Đó chính là một bộ “Quy tắc giao tiếp qua mạng”, tiếng Anh là Netiquette và tiếng Pháp cũng tương tự: Nétiquette.

    Netiquette được ghép lại từ Net (Mạng), Ethic (Đạo đức) và Etiquette (Quy tắc ứng xử đúng), là một bộ quy tắc những chuẩn mực hành vi trong giao tiếp qua mạng nhằm đảm bảo hài hoà các chuẩn mực xã hội truyền thống trong bối cảnh ứng dụng công nghệ mới, như điện thư (e-mail), danh sách thư (mailing list), diễn đàn (forum), chat, blog, wiki, v.v. Bộ quy tắc này do Sally Hambridge, kĩ sư mạng của hãng Intel, đề xuất vào tháng 10/1995, chia thành nhiều phần ứng với các loại hình giao tiếp khác nhau. Tuy nhiên, tinh thần chung của bộ quy tắc này, đó là việc gì bạn không nên làm trong giao tiếp trực diện với người khác thì cũng đừng lấy Internet để làm điều đó! Nghĩ chuyện trên ngàn năm trước Tomlinson hay Hambridge ở trời Tây, Khổng Tử ở phương Đông chẳng đã từng nói “kỉ sở bất dục, vật thi ư nhân” (chuyện ta không muốn, chớ làm với người), để thấy rằng công nghệ có thể giúp đổi mới phương tiện giao tiếp, nhưng nhiều chuẩn mực xã hội loài người thì ngàn năm vẫn giữ nguyên vẹn tính hữu lí của chúng!

    Khi nào có điều kiện, ta sẽ nói chi tiết từng mục, còn ở đây chúng ta tạm dừng ở những điểm chung quan trọng nhất trong bộ quy tắc này.

    Trước tiên, đó là tính “danh chính ngôn thuận”. Khi ngồi phía sau màn hình máy tính, không thấy trực diện nhau, người ta rất dễ rơi vào trạng thái vô tình hay cố ý ẩn danh vì nhiều lí do khác nhau. Nếu chỉ là mục đích giải trí vô hại hoặc nhằm bảo vệ các lợi ích cá nhân chính đáng vốn dễ bị xâm phạm khi công khai tên tuổi, dùng các kí danh (username, nickname) bí ẩn, thân mật hay tinh nghịch,... không trở thành vấn đề. Song trong khuôn khổ những cuộc giao tiếp cần nhận diện chính xác từng cá nhân tham gia, rất nên dùng tên gọi chính thức, vừa thể hiện đúng tinh thần trách nhiệm của mình, vừa không “làm khó” người khác khi trao đổi. Thử tưởng tượng, bạn trao đổi với một nhóm 15-20 người bằng điện thư mà các địa chỉ được dùng là babylove...@..., nhoc_quay...@..., chaonguoitoiyeu...@..., v.v. thì đến một lúc nào đấy bạn sẽ không còn nhận biết được ai là ai. Hay nếu dùng những cái tên “kêu” như president_...@, de_nhat...@..., hoặc “mượn”, “nhái” tên các vĩ nhân,... thì với bạn có thể là khát vọng, là lí tưởng, là mục tiêu phấn đấu, nhưng với nhiều người khác đấy chỉ là sự vĩ cuồng ngây thơ hoặc đơn giản hơn là sự thiếu tự tin hay không đánh giá đúng về giá trị bản thân, để phải núp bóng sau những ngôn từ “đao to búa lớn”.

    Sự chính danh này không chỉ thể hiện trong địa chỉ điện thư mà còn ở cả trong tên mà bạn khai báo cho hiển thị ở mục “Tên người gửi thư”. Đã gọi là “danh chính” thì phải là tên đúng. Mỗi ngày tôi nhận được hàng mấy chục bức thư (chưa kể thư tự động bị phân loại là “rác”), thấy những cái tên người gửi lạ lạ thì rất thường bỏ qua không đọc; phải kiên nhẫn và cẩn thận cao độ lắm mới ngồi mở ra từng thư xem có để lạc thư nào cần thiết hay không. Chỉ có thế tôi mới không vứt vào sọt rác những bức thư của các cô học trò L.T.H.G. nhưng lấy tên Phu` Dung, hay của các cô bạn xin việc dưới tên snow flower mà không là Tuyết cũng chẳng phải Hoa, dưới tên Kim Labi mà lại là L.T.K.T. “Khủng” nhất là một anh giáo viên ở miền Tây, vì mê ông sếp Tây của tôi mà lấy tên ông đặt luôn cho hộp thư của mình; làm tôi thường bé cái nhầm tá hoả tam tinh mỗi khi nhận thư anh này mà cứ tưởng là thư sếp.

    Khi đã đúng tên rồi thì cũng cần phải... viết đúng. Tiếng Việt viết không dấu trên máy tính thì có thể chấp nhận được, nhưng đến tên của mình mà rất nhiều người cũng cẩu thả không viết in hoa lên được thì quả là khó hiểu. Cái tên ấy đi theo mình trong mọi bức thư gửi đi, hiển thị lên trước tiên trong danh sách thư của bất cứ người nào nhận được, chỉ vài ba giây đồng hồ để viết cho chỉn chu có khó lắm không? Viết in hoa tên mình chính là tự tôn trọng mình, tự tôn trọng mình cũng là để người khác tôn trọng mình. Không chỉ viết in hoa cho đúng, các mục thông tin phải khai báo đúng chỗ, tên ra tên, họ ra họ. Có thể có sự không tương thích giữa hệ thống họ tên của người Việt và của các nước khác, song ta có thể lựa chọn sao cho hoà hợp với thế giới nhưng không đánh mất mình. Ví dụ, tên Nguyễn Tấn Đại có thể chọn viết đầy đủ Nguyen Tan Dai, Tan Dai Nguyen, hoặc viết vắn tắt hơn Dai NT, Dai Nguyen, Tan Dai. Một số người Việt ở phương Tây có thể vì lí do nào đó dùng tên đệm của mình để khai như middle name của người Anh-Mĩ, như Nguyễn Văn Tuấn thì viết thành Tuan V. Nguyen, có thể hiểu nhưng đọc vào thấy... kì kì, không còn chất Việt Nam là mấy!

    Thứ đến là phải cẩn trọng để không dẫn tới tình trạng “xả rác mạng” (spam). Thư rác đang là một vấn nạn khi chiếm đến 80-85 % tổng lượng điện thư gửi đi trên toàn thế giới. Bạn đừng biến mình thành một miếng rác trong đống rác ấy, đặc biệt là trong việc lan truyền các tin tức theo nhóm như kiểu “Hãy gửi tiếp thông điệp này đến 10 người khác và bạn sẽ nhận được...”, hay phải cẩn thận trước khi nhấn nút gửi các tin nhắn hàng loạt theo kiểu cảnh báo virus hoặc một nguy cơ gì gì đấy. Rất nhiều trong số những tin ấy là... rác thứ thiệt! Và thật ra không khó để nhận biết rác hay không rác: một thông tin nghiêm túc sẽ được viết một cách nghiêm túc, theo một văn phong nghiêm túc, trình bày nghiêm túc, có thông tin tham chiếu rõ ràng, và thường là có thể kiểm chứng được nguồn gốc một cách dễ dàng về nơi chịu trách nhiệm cung cấp thông tin. Ai cũng dễ dàng buông câu “Cứ hỏi Gu gồ sẽ biết được tất”, vậy thì trước khi chuyển tin hàng loạt, xin hãy hỏi thêm nhà bác Gu-gồ xem chuyện ấy có thật không rồi hãy nhấn nút. Thế là sẽ góp phần giảm rác mạng cho những người quen biết thân yêu của mình rồi đấy!

    Tính chính danh và tính kiểm chứng được của thông tin giúp ta hình dung một điểm quan trọng thứ ba về các quy tắc ứng xử trong thế giới ảo: tính dễ công khai của thông tin trao đổi qua mạng. Ngoại trừ những phương thức giao tiếp có chế độ bảo mật cực kì cao, còn thì diễn đàn và blog là hiển nhiên công khai nội dung rành rành, mà điện thư thì cũng chẳng phải riêng tư gì mấy! Những gì bạn viết hay người khác viết thì cực kì dễ phơi bày, cứ như những tấm biển báo dựng dày đặc và dễ dàng trên “siêu xa lộ thông tin”. Bởi vậy, độ mật của thông tin trao đổi phải tỉ lệ nghịch với phạm vi hay số lượng người trao đổi, và tỉ lệ thuận với độ tin cậy lẫn nhau giữa các thành viên tham gia. Đồng thời, ở khía cạnh đạo đức thì mỗi người rất cần tôn trọng quyền tác giả hay quyền sở hữu trí tuệ của người khác trong việc sử dụng hay lan truyền các thông tin của người khác trên mạng; đó là cơ sở để chính mình đòi hỏi người khác tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ của bản thân. Ngay trên diễn đàn này, tôi đã gặp hai câu chuyện, xin đưa ra minh hoạ cho trường hợp này, dù hơi xa một chút với chủ đề “điện thư”. Một là, những hình ảnh tôi chụp về cây cầu sắt Dran đăng với tên tôi (nếu là của tác giả khác tôi đều chú thích rõ) được một website hải ngoại lấy về đăng lại mà không ghi nguồn (tôi không có thói quen ghi tên mình lên ảnh chụp); một bạn trẻ người Đơn Dương viết bài đăng báo, lấy những hình đó, ghi nguồn của website hải ngoại đó và chép lại bài viết ở đây. Hai là, một bài tôi viết trên một diễn đàn khác, được một nhà báo vô tư “chôm” cho vào bài của anh (chị) ta, đăng gọn ơ trên một tờ báo lớn; một thành viên của diễn đàn chép lại bài đó trong một chuyên mục thích hợp, tôi đọc thấy sao giọng điệu quen quen, kiểm lại thì hoá ra là... văn mình. Một mặt thì vui vì ít ra bài viết, hình ảnh của mình cũng có chút ý nghĩa gì với ai đó xa gần dù quen biết hay không, nhưng cũng đượm buồn vì ý thức và thói quen xã hội chưa theo kịp được tốc độ phát triển chóng mặt của các công cụ truyền thông. Người ta sống quá nhanh trong cái vòng quay công nghệ nên ít có dịp dừng lại, lùi ra xa, tĩnh tâm để thấy trời biển ngàn năm nay vẫn cao rộng mông mênh...

    Một quy tắc nữa cũng rất cần chú ý, đó là chữ viết. Điều tối kị trong giao tiếp qua mạng là viết hoàn toàn bằng chữ in hoa, in đậm hoặc in nghiêng. Mỗi kiểu chữ đều có công dụng của nó, dù là trên diễn đàn, trên blog hay trong điện thư. Chữ đứng là tiêu chuẩn. Chữ in nghiêng thường dùng trong trích dẫn nguyên văn, khi muốn gợi sự chú ý riêng biệt nào đó hay khi dùng tiếng nước ngoài. Chữ in đậm dùng để nhấn mạnh một ý, một từ, một khái niệm nào đó, hoặc đặt tựa. Chữ in hoa thì lại còn hạn chế hơn nữa, thường trong các tựa chính hay để nhấn mạnh vài ý thực sự quan trọng. Với ngôn ngữ viết, hình thức trình bày chữ có thể biểu đạt phần nào sắc thái và giọng điệu trong ngôn ngữ nói. Theo đó, dùng chữ in đậm hay in hoa cho một từ tương đương với việc gằn hay nhấn giọng khi nói ra từ đó; bạn hãy tưởng tượng rằng mình nghe một người nói chuyện mà từ nào cũng gằn giọng, để hiểu được sự khó chịu của người khác khi đọc một bài viết toàn bằng chữ in hoa hay in đậm của mình.

    Ngoài ra, màu sắc và kích cỡ chữ cũng có thể phần nào biểu đạt thay cho sắc thái ngôn ngữ nói. Song sử dụng các biện pháp này cũng phải hết sức điều độ, bởi thay thế được phần nào không có nghĩa là thay thế được tất cả. Bạn có thể vì thích hay vì đang yêu đời nên viết chữ hồng hồng tím tím cho xinh xắn và tươi trẻ; chỉ khi ai đó trong những người nhận được thông điệp của bạn lại ghét hồng xanh tím đỏ, hoặc giả đang lúc “sầu đời”, thì quả là bạn thiếu may mắn! Như cậu hoàng tử bé hay nói: “Ai mà biết được!”, và thường xuyên nạo muội khói cho ngọn núi lửa của mình khỏi bị phún trào, bạn hãy để các quy tắc giao tiếp xã hội thường xuyên giúp mình chăm sóc các bài viết qua mạng để khỏi phải đón nhận những cơn “phún trào” bất chợt không ngờ đến!

    (còn tiếp)
     
    Chỉnh sửa cuối: 10/06/2011
    5 people like this.
  6. Quanviet

    Quanviet Tình nguyện viên QTX

    Cao thủ quá bác ! rất bổ ích . Thanks a nhiều .
     
    1 person likes this.
  7. tandai

    tandai Tự hành lữ khách...

    Chú quá khen! Chút ít kinh nghiệm, từ từ rút tỉa chia sẻ với các bạn thôi mà.:)
    Đừng vội em! Chuyện gì cũng phải thích ứng dần dần bằng trải nghiệm của chính bản thân. Trăm lần nghe không bằng một lần thấy, trăm lần thấy không bằng một lần trải qua. Rất muốn "đánh nhanh rút gọn", nhưng bản tính cà kê dê ngỗng của anh không cho phép viết lẹ hơn. Hehehe ;)
     
    1 person likes this.
  8. luckylac

    luckylac CLB bóng đá ĐA NHIM

    Đừng viết lẹ bác Tandai ơi, phải duy trì topic này như những truyện dài nhiều tập để có cái đọc và tham khảo lâu dài, hay nói nôm na thêm là chờ đợi "phần tiếp theo của chương hôm bữa..." nó mới ép-phê.
     
    2 people like this.
  9. Bà Chúa Tuyết

    Bà Chúa Tuyết Cold heart.


    Cho em bon chen với :eek: Theo em thì vấn đề có "Hi anh!" hay "Hi chị!" thì còn tùy vào tính cách của anh hay chị sếp đó nữa. Có thể ở ngoài thì mình với sếp như 2 người bạn, nhưng khi làm việc lỡ người đó muốn có sự nghiêm túc, nên không thích cấp dưới mình gửi mail với lời chào như vậy chẳng hạn. Hoặc là người sếp đó dễ tính thì sẽ không quan trọng việc nhân viên mình chào thư cách nào mà chỉ quan trọng nội dung. Tùy vào nội dung mail, mức độ nghiêm trọng của thư và cc cho những ai mà chào nữa!

    Đợt rồi em có được học 1 chút về giao tiếp qua điện thoại của tiếp viên HK, ví dụ khi mà Ai đó muốn xin nghỉ bay 1 chuyến thì không thể nhắn tin là "chị ơi hôm nay em bận, chị cho em nghỉ bay hôm nay chi nhé" được, mà phải theo 1 cái mẫu cụ thể và phải nhắn tin y chóc như thế và không thêm bất kỳ nội dung nào khác nữa, và chỉ từ 1 số điện thoại đã ghi nhận với sếp lúc đầu. Nên chắc chả bao giờ có cơ hội à ơi với cấp trên của mình khi làm việc được.

    Bạn bè còn có người ghét người thương mình, nên huống chi đi làm trong 1 môi trường cạnh tranh. Có thể chị và người sếp của mình không hợp nhau, nhưng chắc chắn sẽ có cách để cùng đạt được kết quả công việc mà. Gây khó dễ cho chị thì chị ấy cũng mất quyền lợi và bị cấp trên la vì không biết quản lý và giao tiếp với cấp dưới của mình thoy.
    Cứ cho qua xem như chả có gì cho đời tươi đẹp. Vấn đề chính là mình muốn gì, nếu muốn hòa hợp với chị ấy thì tất nhiên sẽ có 1 tiếng nói chung trong 1 lĩnh vực nào đó.
    Cố gắng chị iu nhá! Chúc chị luôn thành công và đừng lo lắng buồn phiền! 20 mà phải cháy chứ!

     
    2 people like this.
  10. tandai

    tandai Tự hành lữ khách...

    Quy tắc số 1: đặt tựa thư rõ ràng, cô đọng, tổng quát

    Thử quay về tình huống cổ điển: mở hộp thư trước cửa nhà, bạn nhận được cùng lúc 10 lá thư do nhiều người khác nhau gửi tới. Bạn sẽ chọn thư nào để đọc trước? Hẳn sẽ là thư của ai thân thiết hay quan trọng nhất đối với bạn. Nhưng lỡ có người bạn chưa quen biết thì sao? Chắc là bạn sẽ đọc sau. Nhưng ngộ nhỡ thư của người lạ hay người kém quan trọng lại nói về một việc quan trọng hơn thì sao? Ừ, thì có lẽ bạn đọc từ từ tất cả các thư thì sẽ biết hết. Nhưng lỡ bạn là người tất bật, hay là lúc đang bận rộn gì đó thì sao? Chắc là sẽ để hôm sau đọc tiếp, có mấy ai mà gửi thư tay đến nhiều như thế, trừ phi bạn là ngôi sao của công chúng... Cho nên, trong số các thư gửi đến, nếu trên bì thư nào có vài chữ ghi rõ nội dung đề cập trong thư, hẳn là sẽ dễ gây được sự chú ý cho bạn nhất; và nếu vấn đề đó quan trọng, có khi bạn còn ưu tiên xem trước những người thân thiết hơn, đúng không?

    Bây giờ, bạn không phải là ngôi sao, nhưng mỗi lần mở hộp điện thư ra chắc bạn cũng nhận được vài chục bức thư mới đủ loại. Bạn làm sao nhận biết và xử lí hết đây? Cũng tương tự, có lẽ bạn cũng chọn ưu tiên đọc của người quen trước. Nhưng đọc trên máy tính khó hơn nhiều so với đọc bì thư tay. Hộp thư đến của bạn chỉ được xếp theo các cột thông tin ngày giờ nhận, tên người gửi, tựa thư, có đính kèm hay không. Tất nhiên, bạn thường không có thì giờ để đọc hết các thư đến. Các nhà cung cấp dịch vụ điện thư dù đã cố gắng lọc thư rác, nhưng một là lọc nhầm, hai là lọc sót, cho nên nếu bạn không kì công xử lí sắp xếp thư từ cho gọn gàng thì hầu như trong hộp thư đến của bạn bao giờ cũng còn đầy những thư chưa đọc và... không bao giờ đọc. Đến đây bạn có thể thấy rõ, hai yếu tố quan trọng nhất giúp thư của mình đến đích và được đọc, đó là tên người gửi và tựa thư.

    Tên người gửi thì đã nói ở trên rồi, và cần nhấn mạnh rằng nó đặc biệt quan trọng khi bạn muốn bắt đầu một mối quan hệ mới, viết thư lần đầu tiên cho một người lạ. Vậy còn tựa thư thì sao?

    Tôi thường nhận được các bức thư từ những người tôi chưa biết tên có tựa như thế này: “thầy ơi cho em hỏi...”, “Em chào anh...”, “Xin giúp đỡ...”, “Hi Dai...”, thậm chí là thư không có tựa,... mà tự hỏi không biết có chuyện gì trong những bức thư đó. Có khi đó là một câu hỏi nghiêm túc, nhưng cũng có khi là thư rác. Hay có bạn gửi hồ sơ xin việc, chỉ để mỗi cái tựa “CV”, ngoài ra trong thư không viết gì thêm cả, làm tôi phải cất công hỏi lại bạn gửi CV ứng tuyển vào công việc nào; may tôi chỉ làm người giới thiệu giùm, chứ mà là người tuyển dụng thì bạn này... rớt chắc!

    Vậy thì đặt tựa làm sao cho hay, cho rõ, cho gọn? Trước tiên, tựa thư không phải là câu văn, do đó không cần viết chính xác hoàn toàn về ngữ pháp, văn phạm; thường đó là dạng câu giản lược hay một chuỗi các từ khoá quan trọng nhất thể hiện phạm vi tổng thể của bức thư. Ví dụ, trong trường hợp bạn gái gửi thư “CV”, nên đổi lại thành “Ứng tuyển trợ lí giám đốc” (theo tin tuyển dụng đã đăng) chẳng hạn; ứng tuyển mới là mục đích chính, gửi CV chỉ là hành động phục vụ cho mục đích đó. Hoặc có một đơn vị chuyên môn gửi một bản tin đình kì qua điện thư, dùng tựa “TTKT kính gửi Quý Thầy Cô Bản tin GDĐH số 4”, thực ra là đã dùng sai chức năng của tựa thư, vì nó không phải dùng để thưa gửi hay thể hiện sự cung kính. Lẽ ra chỉ cần ghi “Bản tin GDĐH số 4” là đủ. Tựa gọn, rõ không chỉ giúp làm bật nội dung thư mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc phân loại, sắp xếp thư từ, kể cả khi thư được chuyển tiếp đi cho những người khác. Chuyện nghi lễ cung kính gì đó sẽ thể hiện qua cách chào hỏi, thưa gửi, xưng danh và cả văn phong nói chung bên trong nội dung thư, sẽ đề cập trong bài sau.

    Thứ hai, tựa phải ngắn, đừng dài quá 10 từ, tốt nhất là trong khoảng 5-8 từ. Rất thông thường, những tựa dài đều bị cắt ngắn phần đuôi, chỉ giữ lại khoảng 25-30 kí tự đầu, nên tựa càng dài càng có nguy cơ bị lược bỏ phần quan trọng nhất. Như ví dụ ở trên, có thể người nhận sẽ chỉ đọc thấy “TTKT kính gửi Quý Thầy Cô Bản...” mà không biết bản gì. Hoặc lấy ví dụ ngay chính tựa của chủ đề này: “Những chú ý nho nhỏ khi viết...”, cái đuôi “mail gửi sếp” bị giấu mất tiêu! Nhưng làm sao cho tựa vừa ngắn vừa đủ? Hai cách đơn giản là: 1. chữ nào bỏ được mà không ảnh hưởng đến nghĩa thì cứ bỏ ; 2. từ khoá nào quan trọng nhất thì ưu tiên đứng phía trước, những từ có vai trò quan trọng tiếp sau thì sắp xếp một cách hợp lí ở phía sau. Như vậy, có thể đặt lại tựa “Những chú ý nho nhỏ khi viết mail gửi sếp” thành “Viết mail gửi sếp: những chú ý nho nhỏ”. Nhưng ở đây cần chú ý, e-mail khác hẳn với mail, đừng giản lược quá mức! Và tại sao chỉ “gửi sếp”? Thư gửi cho bất cứ ai đều có những quy tắc ràng buộc chung; còn “những” với “nho nhỏ” thì chỉ mang tính phụ hoạ, có thể là dùng với mục đích giảm tính “nghiêm trang” của vấn đề. Đôi khi, cũng có thể đặt vấn đề thông qua một câu hỏi, bởi tính gợi sẽ cao hơn trong những chừng mực nhất định. Ví dụ: “Viết e-mail: cần chú ý gì?”.

    Ngoài việc đưa từ khoá quan trọng nhất, liên quan trực tiếp đến vấn đề được đề cập trong thư, lên đầu tựa thư, còn có thể sử dụng một số kí tự đặc biệt để đánh dấu chủ đề chính trong tựa thư, như dấu hai chấm (như ví dụ trên) và dấu ngoặc vuông, hoặc hơn nữa thì dùng các từ thể hiện tính cấp thiết của vấn đề như “Gấp”, “Khẩn”,... Chẳng hạn, có thể dùng “[Dự án X] Báo cáo tiến độ”, “[Nhóm B] Họp ngày 05/06/2011”, hay “[Gấp] Xin vắng đột xuất”. Tuy nhiên, nên cẩn thận khi xác định mức độ cấp thiết hay tính ưu tiên của vấn đề, đặc biệt là trong quan hệ đối với người nhận, bởi lạm dụng quá mức một lần nào đấy thì bạn sẽ làm mất hoàn toàn niềm tin trong những thư sau.

    (còn tiếp)
     
    4 people like this.
  11. chanhptc4

    chanhptc4 New Member

    Lâu rồi mình chẳng vào DN.N, cũng không phải mình quá bận, có lẽ do mình ít còn hào hứng nữa sau khi đã có baby. Hôm nay rảnh việc cơ quan tự nhiên vào mạng và gõ danhim.net ::), và thấy ngay bài viết về vấn đề này. Thôi thì cũng như ông cụ non "tàn dại", nói huyên thuyên đôi chút (vì thấy topic này hay hay). Ở cơ quan mình, khi mail cho 1 đơn vị khác thì không thể sử dụng : Hi! anh (chị) được, nhất thiết phải bẳng văn bản hẳn hoi, nếu có chữ ký của Lãnh đạo thì còn có cả số mà 1 nữa kìa, phải kính, thưa đàng hoàng, vì mô hình công việc ở đây là như thế, gửi mail là gửi cho 1 tập thể chứ không gửi cho 1 người. Tuy nhiên topic này đang bàn đến việc làm việc độc lập thì mình nghĩ không thể sử dụng từ nào hay hơn Hi! anh (chị) được, vì ở đây mọi người đã biết nhau rồi, đúng không nhỉ???
     
    1 person likes this.
  12. chanhptc4

    chanhptc4 New Member

    Nếu nói như bạn này thì theo mình nghĩ không ổn tý nào, giả dụ mình là sếp thì khi nhân viên dưới quyền muốn nghỉ thì mình muốn họ trực tiếp gọi điện thoại cho mình hơn là nhắn tin, vì như vậy bạn chứng tỏ mình không đủ tự tin để nói chuyện với sếp về vấn đề của bạn. Vì thế bạn sẽ mất điểm trong mắt sếp vậy :9:
     
  13. lãng tử

    lãng tử New Member

    Dear all

    Cái này thì cũng dễ thôi.

    mở đầu 1 email thì bạn phải chào người nhận email
    có 2 trường hợp
    + bạn chào 1 người ( Dear anh/ Chị)
    + bạn chào 2 người hoặc nhiều người ( Dear all)
    email như là 1 văn bản làm việc hoặc là thông báo mang tính chất cá nhân hay đại diện tập thể nào đó,
    Vậy bạn không thể hoặc nên hạn chế dùng " Hi anh/chi "
    mà nên là Chào anh/ chi hoặc Drear anh/ chi
    - từ Hi anh/ chị ( thường sẽ không có tính nghiệm túc cho lắm với người lớn hơn mình đặt biệt là sếp mình )
    - nội dung email thì nên thống nhất viết có dấu hoặc không có dấu
    - văn phong nghiêm túc và rõ ràng nội dung cần trao đổi
    khi kết thúc nên có 1 cầu chào thường là ( trân trọng ) hoặc Thank you & Best regards

    đây là kinh nghiệm của mình, không đề đại diện cho 1 quy định nào về cách viết email
     
    3 people like this.
  14. tandai

    tandai Tự hành lữ khách...

    Bác LT giống Khương Tử Nha quá hà, câu cá mà không cần móc lưỡi, làm em nhột ghê tợn :biaoqing_012:
     
  15. tandai

    tandai Tự hành lữ khách...

    Quy tắc số 2: viết nhẹ nhàng, lịch sự và gọn ghẽ

    Để người khác dễ dàng đọc và hiểu thư của bạn, trong thời đại mà thời gian giao tiếp ngắn đi theo sự tiện nghi của công nghệ, hãy cố gắng viết sao cho gọn ghẽ. Các câu đơn, rõ nghĩa nên dùng nhiều hơn là các câu phức rối rắm và nhiều hàm ý ẩn dụ... Đặc biệt là khi thư dài, bạn hãy nên phân các ý thành từng đoạn ngắn khoảng 5-7 dòng, các đoạn cách nhau một dòng trắng, để người nhận dễ đọc và “tiêu hoá” những gì bạn viết. Và cũng cần nhắc lại rằng một bức điện thư rất dễ dàng được truyền đi cho người khác đọc, với cách hiểu có thể khác xa so với người nhận đầu tiên (kiểu như cổ ngôn thường nói “tam sao thất bản”), cho nên hãy cố gắng tiết chế những từ ngữ, câu văn hay thái độ thái quá (đùa giỡn, bỡn cợt, châm biếm, mỉa mai cay độc, v.v.).

    Trong câu văn, không chỉ tránh những thái độ thái quá, bạn còn cần phải cẩn trọng trong cách đặt câu, nói chung là ngữ pháp, và dùng từ ngữ, tức là chính tả. Điện thư là phương tiện giao tiếp nhanh, không cần phải quá lễ nghĩa cầu kì, nhưng cũng không thể đơn giản hoá tuỳ tiện. Viết một câu vừa đúng ngữ pháp, đúng chính tả mà lại gọn ghẽ tất nhiên sẽ gợi một sự hứng thú nhất định cho người đọc để theo hết câu chuyện của mình. Những từ viết tắt, tiếng lóng, tiếng nước ngoài và “ngôn ngữ @” nếu dùng trong khuôn khổ một cuộc trao đổi về công việc thì phải tiết chế ở một mức độ vừa phải. Đặc biệt, với tiếng nước ngoài, đôi khi có cái tiện dụng là diễn đạt được nhanh một ý nào đó mà không cần phải dùng các khái niệm dịch ít nhiều còn khá xa lạ (tức là “thiếu thân thiện”) với người nhận thư; song cũng cần chú ý là từ thói quen mang tính chất thân thiện trong giao tiếp nhanh cho đến bị thói quen đó làm chủ trong nhiều tình huống giao tiếp khác, ranh giới thường rất mong manh. Cách tốt nhất là hãy làm chủ văn Việt, chính tả Việt, ngữ pháp Việt đã, trước khi thoải mái biến tấu với tiếng nước ngoài.

    Nếu giả sử bạn cần gửi đính kèm, hãy chú ý đến dung lượng tập tin cần gửi. Rất nhiều máy chủ điện thư, đặc biệt là ở các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức có máy chủ và tên miền riêng, thường từ chối các thư có tổng dung lượng vượt quá 3 MB. Chúng ta cứ tưởng rằng điện thư là miễn phí, nhưng thực tế lại có thể không như bạn nghĩ. Nếu so với cách gửi thư truyền thống qua bưu điện, chỉ có người gửi phải trả tiền tem (đáng buồn là ngày càng ít người dùng tem dán, mà in tem theo khuôn luôn cho nhanh! - Lại sống nhanh!), thì điện thư lại lấy tiền từ cả hai phía. Bạn gửi thư đi tức là đã trả phí cho dung lượng dữ liệu tải lên, và người nhận đọc thư tức là đã trả tiền cho dung lượng dữ liệu tải xuống. Càng gửi những tập tin đính kèm dung lượng lớn một cách thiếu chọn lọc thì càng làm phung phí tiền của cho cả hai bên, dù bạn không nhận thấy ngay điều đó. Làm sao cho các tập tin đính kèm ở mức nhẹ nhất có thể, xin hẹn các bạn trong một chủ đề khác, nếu điều kiện cho phép...

    Với các thư chuyển tiếp, thường trong khuôn khổ công việc, bạn có thể viết đơn giản vài chữ như: “Để biết tin” (For information, Pour information), “Để cho ý kiến” (For opinion, Pour avis),... Nhưng dù viết ít hay viết nhiều, bạn nên tập một thói quen tưởng như cũ: uốn lưỡi bảy lần trước khi nói; hãy đọc kĩ thư đã viết trước khi gửi. Bởi trong khi viết, vì dòng ý tưởng và vì... tốc độ của máy tính hay tốc độ gõ phím, có rất nhiều khả năng bạn gõ sai một từ, dư hay thiếu một từ nào đó,... Khi đọc lại từ đầu, một mặt bạn vừa có cơ hội sửa các lỗi không đáng có, mặt khác lại có thể kiểm tra sự liền mạch trong cấu trúc ý tứ lập luận của mình. Chỉ cần bớt chút ảnh hưởng của... tốc độ, dừng và lùi lại một chút, nhìn từ xa xa một chút, bạn sẽ khám phá ra nhiều điểm có thể giúp cho bức thư của mình trở nên hay hơn, thu hút hay thuyết phục hơn.

    Liên quan đến thắc mắc của bạn mattroi đặt ra và các bạn đã trao đổi, ai cũng có những góc nhìn hợp lí và quả thật đây cũng là một điểm đáng suy nghĩ cùng nhau, về cách chào hỏi và xưng hô trong trao đổi, giao tiếp qua điện thư. Việc này không đơn giản, vì liên quan đến cả một nền văn hoá phân chia thứ bậc rất rạch ròi của người Việt chúng ta.

    Trước tiên, nói chuyện dùng xen tiếng nước ngoài trong xưng hô. Trong tiếng Anh người ta thường dùng “Hi” để chào một cách thân thiện, nhưng trong điện thư thì chỉ nên dùng giữa những người ngang hàng với nhau, hay người trên với người dưới (về cấp bậc, tuổi tác, vai vế,...). Còn vừa đủ thân thiện mà không quá nghiêm trang, người ta thường dùng “Dear” hơn. Tiếng Pháp cũng tương tự, dùng “Bonjour” một cách chung chung, hay “Chère...”, “Cher...” nếu thân mật. Nếu thư gửi cho một người lớn tuổi hơn hay có vai vế cao hơn thì có thể dùng kèm danh từ nhân xưng “Mrs.” (“Madame”), “Ms.” (“Mademoiselle”), “Mr.” (“Monsieur”). Nhưng một thói quen khá phổ biến hiện nay tại Việt Nam, cũng khá hay, đó là dùng chính các danh từ nhân xưng tiếng Việt: “Dear anh Đại”, “Chère chị Dương”, “Dear thầy Quý”, “Bonjour chú Lắc”,...

    Thứ đến, nói vậy mà cũng tuỳ, tức là có những người khó tính nhiều khi không thích sự thân thiện kiểu dùng xen tiếng nước ngoài hay “pha” giữa cả hai thứ tiếng như trên. Vậy thì tiếng Việt thuần tuý có thể xưng hô, chào hỏi một cách vừa đủ thân thiện mà không quá nghiêm trang hay không? Câu trả lời đương nhiên là có! Vấn đề chỉ nằm ở thói quen. Khi gửi với một người trên, có ý tôn kính, bạn nên bắt đầu bằng “Kính gửi...” trong thư đầu tiên, rồi kể từ thư thứ hai trở đi trong cùng vấn đề bạn có thể bắt đầu bằng “Thưa...” hoặc “Dạ,” “Vâng,”... Nếu bớt tính tôn kính một chút, có thể dùng “Chào” hoặc “Kính chào”, nếu thư gửi cho số đông thì nên kèm trước danh từ nhân xưng từ “quý” để biểu hiện thái độ tôn trọng lịch sự. Nhẹ nhàng hơn nữa thì có thể kèm ở đằng sau chữ “thân”, “mến”, “thân mến”; nhưng chú ý là những từ này đôi khi dùng không khéo lại hoá ra... “sến” mất.

    Tiếp theo, ngoài lời chào còn có cách xưng hô giữa những người trực tiếp trao đổi với nhau. Tiếng Anh và tiếng Pháp thì chỉ có hai ngôi You, Vous/TuI, Je cho nên việc xưng hô không quá khó. Nhưng tiếng Việt thì lại hoá ra phức tạp do tính chất thứ bậc tôn ti trật tự của các mối quan hệ. Với người trên, để lịch sự bạn có thể viết in hoa danh từ nhân xưng khi gọi họ, như “Cô”, “Chú”, “Bác”, “Thầy”,... Nhưng khi trao đổi trong một nhóm gồm nhiều thứ bậc khác nhau thì quả là... khó nghĩ! Thông thường thì có thể gọi “mọi người”, nhưng xui gặp những bác nào khó tính thì họ sẽ thấy phật lòng: “Tôi thế này mà nó ghép chung với mấy đứa kia thành mọi người” (?!). Nếu trong một nhóm mà bạn thấy dùng tiếng Anh “Hi All” thích hợp thì có lẽ dùng tiếng Việt “Chào mọi người” cũng ổn, bằng không thì chịu khó nghĩ thêm các cách xưng hô khác vậy. Gần đây xuất hiện ngày càng phổ biến một cách gọi khác thân mật dễ nghe hơn, đó là “cả nhà”, “nhà mình”,... nhưng cũng chưa thể là sự thay thế hoàn hảo cho “mọi người”. Quả là... phong ba bão tố không bằng... xưng hô tiếng Việt! :confused: Thôi thì cố gắng linh động thay đổi nhiều nhiều cách xưng hô khác nhau, biết đâu lại chính là cái nét phong phú của tiếng Việt mình.

    Điểm cuối cùng cần lưu ý trong việc tạo ra phong thái lịch sự trong điện thư, đó là lời chào cuối thư. Bạn đừng mất thời giờ cho những sáo ngữ trịnh trọng trong kiểu thư từ công văn cổ điển, đại loại như “Trong khi chờ đợi sự quan tâm của quý vị, tôi xin gửi nơi đây lời chào trân trọng”. Điện thư là nơi biểu hiện sự tôn trọng người khác một cách... nhanh gọn như là vòng quay công nghệ của nó vậy. Tiếng Anh có các lời chào cuối thư phổ biến như “Cheers”, “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Regards”, “Best regards”, “Best wishes”,... chủ yếu phụ thuộc mức độ thân thuộc hơn là tôn ti thứ bậc. Tương tự, tiếng Pháp thì có “Cordialement”, “Bien cordialement”, “Amicalement”, “Bien amicalement”, “Amitiés”,... Còn trong tiếng Việt, với đối tác, khách hàng, hay đại loại khi cần giữ sự tôn kính tối đa, có thể kết thúc thư bằng lời chào “Trân trọng”, “Trân trọng kính chào”, hoặc “Kính chào trân trọng”,... Thân thiện hơn một chút, nhưng thường với người có vai vế ngang hàng thì là “Thân ái”, “Chào thân ái”,... Thân mật hơn chút nữa, hoặc với người ở vai ngang hàng hay thấp hơn mình một chút, có thể dùng “Thân”, “Thân mến”, “Mến chào”,... Còn tôi thì có một thói quen khác, đó là kết thúc thư bằng “Chúc vui”, “Chúc vui, khoẻ”, dễ dùng cho nhiều tình huống và thứ bậc khác nhau. Có lần, đọc một bức thư của một người lớn tuổi ở nước ngoài, thấy cuối thư có lời chào “Cho bác gởi lời thăm ba mẹ mạnh giàu”, tự nhiên nghe... rợn da gà vì câu nói sao mà mộc mạc chân tình, vừa hay vừa đơn giản đến thế! Thì ra, cái cốt của lời chào nó cũng từ trong tấm chân tình của người viết mà ra cả.

    Thêm một điểm cuối... “sơ cua” nữa, đó là chữ kí. Chữ kí trong điện thư đương không phải là chữ kí để vay ngân hàng hay kí nợ quán cơm tháng. Đây chỉ là một đoạn thông tin tự giới thiệu kèm theo sau mỗi bức thư. Như trên đã nói, điện thư cực kì dễ bị “tam sao thất bản”, hoặc bị lạm dụng nặc danh với những mục đích tiêu cực, nên có chữ kí kèm theo thư cũng là một cách thể hiện tính danh chính ngôn thuận của người gửi thư. Thông thường, kể cả dùng điện thư trực tuyến (webmail) hay phần mềm chuyên dụng (Outlook, Thunderbird,...) thì chữ kí cũng đều được thiết kế một lần ở một vị trí riêng biệt rồi thiết lập cho kèm mặc định vào sau mọi bức thư. Điều cần chú ý là chữ kí cần vừa phải, đừng quá dài và mang quá nhiều thông tin. Thông tin tiêu chuẩn trong chữ kí kèm theo thư công việc thường gồm: 1. họ tên đầy đủ (vì đa phần không thể được qua tên người gửi hay địa chỉ điện tử); 2. chức danh công việc; 3. cơ quan; 4. điện thoại; và (nếu có) 5. fax; 6. website cơ quan. Với thư từ cá nhân thì có thể đơn giản bớt đi nhiều mục và/hoặc thay thế bằng vài mục thông tin khác. Đáng lưu ý hơn nữa là đừng chèn vào chữ kí những lời chào định sẵn. Ví dụ, có người thích để sẵn trong chữ kí lời chào “Thanks and best regards” sau đó mới tới các dòng thông tin tự giới thiệu. Khi đó, người nhận thư nào cũng có duy nhất một lời chào, có khác nào một con vẹt hay một đoạn thu âm để sẵn, mấy ai mặn mà với lời chào vô hồn ấy? Hơn nữa, lỡ lúc viết thư xin lỗi hay chia buồn, lời chào soạn sẵn ấy sẽ trở thành vô duyên hết chỗ nói.

    (còn tiếp)
     
    2 people like this.
  16. tandai

    tandai Tự hành lữ khách...

    Quy tắc số 3: gửi đúng người

    Nói chung thì tùy mỗi công ty, cơ quan hay tổ chức mà có những quy định cụ thể về giao tiếp, xin phép nghỉ, v.v. Có nơi thoáng, có nơi chặt, có nơi dễ, có nơi khó...

    Xin chia sẻ thêm với các bạn

    Quy tắc số 3: gửi đúng người

    Điện thư ngoài yếu tố tiện lợi là nhanh chóng thì còn có một yếu tố khác cũng quan trọng không kém: gửi được cho nhiều người cùng lúc với các cấp độ liên quan khác nhau một cách dễ dàng. Với thư truyền thống, thư cá nhân thì không nói làm gì, nhưng có bao giờ bạn để ý trong các công văn giấy tờ thường có mục ghi chú nơi nhận? Nào là gửi cấp trên để báo cáo, nào là gửi đồng cấp để biết tin và theo dõi, nào là lưu hồ sơ, v.v. Những quy tắc cung cấp thông tin công việc truyền thống ấy vẫn được bảo lưu trong phương thức giao tiếp điện tử mới, thể hiện qua các ô “Gửi cho” (To), “Đồng gửi” (Cc – Carbon copy), “Đồng gửi giấu tên” (Bcc – Blind carbon copy).

    Người nào là đối tượng chính nhận thư, thường cũng có trách nhiệm chính trong việc trả lời hoặc giải quyết vấn đề được nêu ra trong thư, thì nên để trong ô To. Người nào không có trách nhiệm chính, nhưng có thể tham gia bổ sung ý kiến, hoặc chỉ cần biết để theo dõi hay “làm chứng” thì có thể đặt trong ô Cc. Với ô Bcc thì cần hết sức cẩn thận và chỉ sử dụng ở mức hạn chế tối đa. Lí do có thể là bạn không muốn những người khác nhận thư biết rằng người nhận Bcc cũng đọc được thư này, hoặc thấy địa chỉ của người ấy trong danh sách nhận thư. Tuy nhiên, người nhận thư Bcc cũng sẽ bị rơi vào một tâm thế không chắc chắn: mình đã nhận thư mà ẩn danh, liệu có bao nhiêu người khác cũng ẩn danh mà nhận thư như mình? Và dù bạn có ý định tốt thì vẫn có nguy cơ gây ra một “phản ứng phụ”.

    Nói thì nghe dễ, nhưng lắm lúc bạn sẽ phân vân không biết đặt ai làm chính (To) và ai làm phụ (Cc). Lấy ví dụ cụ thể: bạn làm việc nhóm trong một dự án (có nhiều nhóm) và là thành viên bình thường, có một người là nhóm trưởng, trên nữa thì có “sếp” phụ trách dự án. Nếu viết thư trao đổi công việc nội bộ trong nhóm, thì hoặc bạn viết cho tất cả các thành viên của nhóm, hoặc viết cho trưởng nhóm và cho những người khác “đồng nhận”. Nếu việc không chỉ là nội bộ của nhóm mà còn liên quan đến các nhóm khác, thì bạn phải Cc cho trưởng các nhóm khác có liên quan, cùng với “sếp” để theo dõi và điều phối. Nếu không liên quan các nhóm khác, nhưng cần có sự theo dõi (hoặc đơn giản là để báo tin về những diễn tiến liên quan đến các bước quan trọng của dự án), thì cũng phải Cc cho “sếp”.

    Với một cuộc hẹn làm việc nhóm, nếu chỉ viết cho một mình trưởng nhóm, bạn sẽ có nguy cơ đối diện với khối vấn đề nếu trưởng nhóm không ưa bạn; nhưng nếu bạn Cc cho các thành viên trong nhóm cùng biết (và kèm theo sau đó là các động tác báo tin tức thời hơn như tin nhắn và điện thoại, vì dù sao điện thư là thứ mà bạn không biết thực sự chắc chắn rằng người nhận có nhận hay không, nhận rồi có đọc hay không, đọc rồi có xử lí kịp thời hay không), thì sau này không có lí do gì để người ta làm khó mình. Tương tự, nếu phải xin phép vắng mặt vì lí do gì đó, và nếu trưởng nhóm là người có quyền quyết định, bạn chỉ cần viết cho họ, và Cc cho “sếp” ở trên (vì người này đương nhiên cần phải biết việc có thành viên trong dự án vắng mặt một lúc nào đó). Thế là xong việc! Bạn làm mọi thứ phải phép, lịch sự, kèm theo các biện pháp dự phòng tức thời bổ sung cho nhược điểm của e-mail, thì những mối quan hệ riêng tư nhì nhằng khó có chỗ để chen ngang vào hiệu quả công việc (đương nhiên, nếu muốn thì người ta luôn tìm những cách khác nhau, những “chiêu cao tay ấn” khác để “chơi xấu”, khi đó thì thuần tuý các phương pháp giao tiếp điện tử chả ăn thua gì!).

    Cần lưu ý là có hai loại địa chỉ điện thư: một loại là của cá nhân người cần giao tiếp, và một loại là “danh sách nhận thư” (mailing list/liste de diffusion). Về kĩ thuật còn có một thứ khác nữa nhưng ta tạm bỏ qua ở đây cho bớt “phức tạp sự đời”. Địa chỉ cá nhân thì dễ rồi, còn danh sách nhận thư là gì? Đó là, nếu bạn muốn gửi thư cho nhiều người một cách thường xuyên, thay vì mỗi lần đều phải nhập đủ địa chỉ của những người ấy thì bạn chỉ cần nhập một địa chỉ duy nhất: địa chỉ của danh sách nhận thư. Địa chỉ này thực chất là một danh sách chứa tất cả các địa chỉ cá nhân của một nhóm nào đó. Gửi đến danh sách nhận thư tức là “nhờ” danh sách này làm trung gian chuyển thư đến tất cả các địa chỉ cá nhân trong nhóm ấy; như vậy sẽ tránh bị “xử oan” là spam do gửi hàng loạt cho số đông. Khi gửi thư cho danh sách thì đương nhiên tất cả cùng nhận (kể cả bạn) và cùng có quyền tham gia trao đổi, trả lời. Và tất cả cùng (bắt buộc) theo dõi các cuộc trao đổi này.

    Điều đáng quan tâm là, khi đã gửi cho danh sách, thì không nên gửi cho địa chỉ cá nhân nữa, bởi vì hệ thống sẽ chuyển cùng bức thư đến hai lần: trực tiếp từ người gửi đến người nhận, và từ người gửi qua trung gian của danh sách đến người nhận. Có những cuộc trao đổi nhóm mà mỗi thư tôi nhận đến 4 bản, vì mỗi người viết thư cứ vô tư nhấn “Reply to All”, chỉ cần vài ba người viết thư mỗi ngày thì tôi đã bị “dội bom” đến hàng chục bản sao. Từ chỗ sinh ra để tránh spam (xử lí tự động do máy móc) thì nó lại dẫn đến một tình trạng không kém bi hài: spam do sự thiếu để ý của con người! Lỗi này thì chẳng có phương tiện máy móc nào cứu vãn nổi! Một lần nữa, ta lại thấy rõ là phương tiện giao tiếp có thể thay đổi nhờ công nghệ, nhưng dùng phương tiện ấy thế nào thì lại là vấn đề thói quen ứng xử xã hội của con người.

    Làm sao để phân biệt một địa chỉ điện tử là của cá nhân hay của nhóm? Rất dễ! Cách thứ nhất là tên dùng trong chính địa chỉ, nếu của cá nhân thì thường là tên riêng hay dấu hiệu nhận diện của riêng họ, còn danh sách nhận thư của nhóm thì thường thể hiện theo tên của nhóm. Cách thứ hai là, khi bạn nhận thư và xem địa chỉ người nhận, nếu trong đó không có địa chỉ cá nhân của mình mà chỉ có một địa chỉ thể hiện tên gọi của một nhóm nào đó liên quan đến mình, thì có nghĩa là bạn đang nằm trong danh sách đó. Vài lần trao đổi qua các danh sách nhận thư như vậy, nếu biết để ý bạn sẽ hình thành được một thói quen tốt, thay vì để sự giản đơn chấp nhận các bất tiện mặc nhiên của phương tiện máy móc điều khiển thói quen giao tiếp của mình.

    (Còn tiếp)
     
    1 person likes this.
  17. tandai

    tandai Tự hành lữ khách...

    Mới có một việc minh họa cho vụ này:

    Ông Xavier Graff là giám đốc quản lí rủi ro của tập đoàn Accor, chủ sở hữu khách sạn Sofitel New York, nơi xảy ra vụ cựu Tổng giám đốc IMF Dominique Strauss-Kahn (DSK) bị tố cáo cưỡng hiếp cô hầu phòng đang còn chưa ngã ngũ. Sau khi xem truyền hình và nghe một người bạn lãnh đạo Văn phòng đấu tranh chống xâm hại mội trường và sức khỏe công cộng (Oclaesp) của Pháp, tên là Thierry Bourret, nói về hiện tượng dùng doping trong cuộc đua xe đạp Vòng quanh nước Pháp (Tour de France), ông Graff đã viết cho bạn mình một bức thư như sau: ¨Ở Sofitel NY, chúng tôi đã làm được việc ´hạ bệ´ DSK. Chúng tôi hi vọng là Oclaesp cũng sẽ hạ bệ được vài cua-rơ gian lận trong mùa hè này.¨

    Thư gửi cho... 18 người, đa số là cán bộ nhân viên của Bộ Nội vụ Pháp. Vài ngày sau, ông Graff nhận được một cú điện thoại của một nhà báo, hỏi thử ý ông muốn nói gì trong bức thư kia. Ông ta biết là sự việc đã vượt quá tầm kiểm soát, đành phải thông báo sự việc cho ban lãnh đạo tập đoàn Accor (chủ sở hữu chuỗi khách sạn Sofitel), và thanh minh rằng đó chỉ là một ¨lời nói đùa¨. Quá trễ!

    Vị giám đốc chuyên quản lí rủi ro đã mắc phải một lỗi nghiệp vụ khi chủ quan với chính rủi ro của bản thân mình. Bức thư bông đùa nói trên đã góp phần đẩy ông ra đối diện với hình phạt kỉ luật nghiêm khắc của ban lãnh đạo tập đoàn Accor.

    Nguồn (tiếng Pháp): <http://www.lemonde.fr/dsk/article/2011/07/21/un-cadre-d-accor-sanctionne-apres-une-plaisanterie-douteuse-sur-l-affaire-dsk_1551072_1522571.html>.
     
    1 person likes this.

Chia sẻ trang này